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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
CÁTEDRA S.A.S.
Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: [Fecha de aprobación]
Domicilio: Bogotá D. C., Colombia
NIT: 900365424-0
Dirección: Calle 109 18c 17
Teléfono: +57 321 703 0258
Correo electrónico: contacto@catedra.edu.co
1. Introducción
CÁTEDRA S.A.S., empresa dedicada al desarrollo de soluciones educativas digitales, diseño y producción de contenidos virtuales, implementación de plataformas tecnológicas, formación virtual, consultoría y servicios relacionados con la educación y la transformación digital, reconoce la importancia de proteger la privacidad y los datos personales de todas las personas que interactúan con sus productos, servicios y canales de comunicación.
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones legales aplicables, CÁTEDRA S.A.S. establece la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
Esta política tiene como finalidad garantizar los derechos de los titulares de la información y establecer las condiciones bajo las cuales la empresa recolecta, almacena, utiliza, consulta, transmite, transfiere, actualiza y elimina datos personales.
CÁTEDRA S.A.S. se compromete a desarrollar sus actividades de tratamiento de información personal bajo principios de legalidad, transparencia, seguridad, confidencialidad y respeto por los derechos fundamentales.
2. Responsable del tratamiento de datos personales
El responsable del tratamiento de los datos personales, respecto de las bases de datos y finalidades sobre las cuales determina los medios y propósitos del tratamiento, es:
Razón social: CÁTEDRA S.A.S.
NIT: 900365424-0
Domicilio: Bogotá D. C., Colombia
Dirección: calle 109 18c 17
Correo electrónico: contacto@catedra.edu.co
Teléfono: +57 321 703 0258
Sitio web: catedra.edu.co
La empresa será responsable de administrar y proteger los datos personales bajo su control, conforme a las disposiciones legales vigentes.
Cuando CÁTEDRA S.A.S. trate información por cuenta de instituciones educativas, entidades públicas, organizaciones o clientes que determinen las finalidades del tratamiento, podrá actuar como encargada del tratamiento, de acuerdo con los contratos e instrucciones correspondientes.
3. Ámbito de aplicación
Esta política se aplica a los datos personales tratados por CÁTEDRA S.A.S., en soporte físico o electrónico, respecto de:
- Visitantes y usuarios de su sitio web.
- Personas que soliciten información comercial, asesorías o demostraciones.
- Clientes actuales, potenciales y representantes institucionales.
- Estudiantes, docentes, tutores, coordinadores y administradores de plataformas educativas, cuando corresponda.
- Participantes de cursos, diplomados, procesos de capacitación y actividades académicas.
- Proveedores, contratistas y aliados estratégicos.
- Trabajadores, aspirantes a procesos de selección y colaboradores.
- Personas que participen en proyectos de formación, investigación, consultoría y desarrollo tecnológico.
- Demás personas naturales cuyos datos sean tratados legítimamente por la empresa.
4. Principios para el tratamiento de datos
CÁTEDRA S.A.S. aplicará los siguientes principios:
Legalidad: El tratamiento de los datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
Finalidad: Los datos serán utilizados exclusivamente para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas a sus titulares.
Libertad: La recolección y utilización de información personal requerirá autorización previa, expresa e informada cuando resulte legalmente exigible.
Veracidad o calidad: La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: Los titulares podrán conocer qué información personal se trata y con qué finalidades.
Acceso y circulación restringida: Los datos personales serán accesibles únicamente para personas autorizadas o habilitadas legalmente.
Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas dirigidas a proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida, alteración, uso indebido o divulgación.
Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con la empresa, cuando corresponda.
5. Datos personales objeto de tratamiento
Dependiendo de la relación establecida con el titular y de la finalidad informada, CÁTEDRA S.A.S. podrá recolectar las siguientes categorías de datos:
5.1. Datos de identificación y contacto
Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico, número telefónico, dirección, ciudad, empresa, cargo y demás información de contacto suministrada voluntariamente.
5.2. Datos académicos y educativos
Institución educativa, programa de formación, cursos, actividades de aprendizaje, progreso académico, resultados de evaluación, certificados, participación en actividades, evidencias de aprendizaje y demás información necesaria para prestar servicios educativos.
5.3. Datos relacionados con servicios tecnológicos
Datos de cuentas de usuario, identificadores de acceso, registros de actividad, información técnica del dispositivo, dirección IP, registros de seguridad e información asociada con el funcionamiento y soporte de plataformas, cuando dichos datos sean efectivamente recopilados.
5.4. Datos comerciales y contractuales
Información relacionada con solicitudes de servicios, propuestas, cotizaciones, contratos, facturación, pagos y relaciones comerciales o institucionales.
5.5. Datos laborales y de proveedores
Información de identificación, experiencia, formación, afiliaciones necesarias para obligaciones laborales o contractuales, datos financieros y demás información requerida para la administración de relaciones de trabajo o prestación de servicios.
La información recolectada se limitará a aquella que resulte adecuada, pertinente y necesaria para las finalidades informadas.
6. Finalidades del tratamiento de datos personales
CÁTEDRA S.A.S. podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades, según la naturaleza de cada relación y las autorizaciones correspondientes.
6.1. Atención y contacto institucional
- Recibir, registrar y responder consultas y solicitudes realizadas a través del sitio web.
- Gestionar solicitudes de información sobre productos y servicios.
- Atender solicitudes de demostración de plataformas educativas.
- Elaborar y enviar cotizaciones o propuestas comerciales solicitadas.
- Gestionar comunicaciones necesarias para la atención de clientes y usuarios.
- Hacer seguimiento a requerimientos técnicos, administrativos o contractuales.
6.2. Prestación de servicios educativos y tecnológicos
- Gestionar el acceso y funcionamiento de plataformas educativas.
- Administrar cuentas de usuario y perfiles autorizados.
- Desarrollar actividades de formación virtual y presencial.
- Gestionar cursos, actividades, evaluaciones y certificaciones.
- Proporcionar acompañamiento pedagógico y soporte técnico.
- Elaborar reportes académicos y de seguimiento autorizados.
- Ejecutar proyectos de formación, consultoría y transformación digital.
- Mantener y mejorar la operación, seguridad y disponibilidad de los servicios contratados.
Cuando los datos sean tratados por cuenta de un cliente responsable de la información, estas actividades estarán sujetas a las instrucciones legítimas de dicho cliente y a los acuerdos de tratamiento correspondientes.
6.3. Gestión comercial y contractual
- Administrar relaciones con clientes, proveedores y contratistas.
- Ejecutar y hacer seguimiento a contratos y convenios.
- Gestionar facturación, pagos y obligaciones contables y tributarias.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y administrativas.
- Mantener registros y documentación de las relaciones comerciales.
6.4. Comunicaciones comerciales y promocionales
Cuando exista la autorización correspondiente, CÁTEDRA S.A.S. podrá:
- Enviar información sobre productos y servicios educativos.
- Comunicar novedades de plataformas y soluciones tecnológicas.
- Invitar a eventos, seminarios, capacitaciones y actividades institucionales.
- Compartir contenidos de interés académico o profesional.
- Realizar campañas de divulgación comercial.
El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales.
La autorización para comunicaciones promocionales será independiente de la autorización necesaria para tramitar una solicitud o prestar un servicio.
6.5. Gestión administrativa y del talento humano
- Ejecutar procesos de selección y contratación.
- Administrar relaciones laborales y contractuales.
- Cumplir obligaciones de seguridad social, laborales, tributarias y contables.
- Gestionar actividades de formación, desarrollo y bienestar laboral.
- Mantener expedientes y soportes exigidos por las disposiciones aplicables.
7. Autorización para el tratamiento
CÁTEDRA S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada de los titulares para el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas legalmente.
La autorización podrá obtenerse mediante formularios electrónicos, documentos físicos, contratos, mecanismos digitales u otros medios que permitan demostrar que el titular manifestó válidamente su voluntad.
Antes de obtener la autorización se informará, como mínimo, la identidad del responsable, las finalidades específicas del tratamiento, los derechos del titular y los canales habilitados para ejercerlos.
La autorización deberá poder consultarse posteriormente.
El silencio, la inactividad y las casillas marcadas previamente no se entenderán, por sí solos, como consentimiento válido.
8. Tratamiento de datos personales sensibles
CÁTEDRA S.A.S. reconoce que los datos sensibles requieren protección especial.
Se consideran sensibles, entre otros, aquellos relacionados con salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia sindical, vida sexual y datos biométricos.
La empresa únicamente tratará información sensible cuando exista una condición legal que lo permita, aplicando las salvaguardas correspondientes.
Cuando se requiera autorización, esta será explícita y se informará al titular sobre el carácter sensible de los datos y la finalidad específica de su tratamiento.
El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo las excepciones legales aplicables.
9. Protección de datos de niños, niñas y adolescentes
CÁTEDRA S.A.S. reconoce que los niños, niñas y adolescentes son sujetos de especial protección constitucional.
En los proyectos educativos o tecnológicos que involucren información personal de menores de edad, la empresa deberá garantizar el respeto de sus derechos fundamentales y su interés superior.
El tratamiento de datos personales de menores se realizará únicamente cuando resulte jurídicamente procedente y se cumplan las condiciones especiales previstas por la legislación colombiana.
Cuando corresponda, se obtendrá la autorización del representante legal, respetando el derecho del menor a ser escuchado y teniendo en cuenta su madurez y capacidad de comprensión.
En los proyectos desarrollados para instituciones educativas y otras organizaciones, CÁTEDRA S.A.S. observará las obligaciones correspondientes a su calidad de responsable o encargada del tratamiento.
La información de menores no podrá utilizarse para finalidades comerciales ajenas al servicio autorizado ni divulgarse sin fundamento jurídico suficiente.
10. Tratamiento de información en plataformas educativas
CÁTEDRA S.A.S. desarrolla, implementa, administra o brinda soporte a soluciones tecnológicas y plataformas de aprendizaje.
Estas herramientas pueden incluir sistemas de gestión del aprendizaje, aulas virtuales, repositorios de contenidos, servicios de evaluación, seguimiento académico y otros entornos educativos.
Cuando actúe como encargada del tratamiento, CÁTEDRA S.A.S. tratará la información personal por cuenta del cliente responsable, dentro de los límites de sus instrucciones documentadas y del contrato correspondiente.
En tales casos:
- El cliente determinará las finalidades autorizadas del tratamiento.
- CÁTEDRA S.A.S. utilizará los datos únicamente para ejecutar las actividades encomendadas.
- Se establecerán obligaciones de confidencialidad y protección de la información.
- Se aplicarán controles de acceso y medidas de seguridad adecuados al riesgo.
- Las solicitudes de los titulares se tramitarán conforme a las responsabilidades de cada parte.
- Finalizada la relación contractual, se procederá a la devolución, eliminación o conservación legalmente justificada de los datos, conforme al contrato y la normativa aplicable.
Los datos de estudiantes, docentes y demás usuarios no podrán ser comercializados ni utilizados para finalidades propias no autorizadas por el responsable correspondiente.
11. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer: Acceder a sus datos personales que estén siendo tratados por la empresa.
- Actualizar: Solicitar la actualización de información incompleta o desactualizada.
- Rectificar: Solicitar la corrección de datos inexactos o erróneos.
- Suprimir: Solicitar la eliminación de datos personales cuando resulte legalmente procedente.
- Revocar la autorización: Retirar la autorización otorgada, cuando no exista un deber legal o contractual que impida atender la solicitud en los términos pretendidos.
- Solicitar prueba de la autorización: Obtener información sobre las autorizaciones otorgadas, salvo las excepciones legales.
- Conocer el uso de la información: Ser informado sobre el tratamiento dado a sus datos personales.
- Presentar quejas: Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio por presuntas infracciones a las normas de protección de datos, una vez agotado el trámite previo que exige la ley.
- Acceder gratuitamente: Consultar su información personal en las condiciones establecidas por la normativa vigente.
12. Procedimiento para consultas, peticiones y reclamos
CÁTEDRA S.A.S. dispone el siguiente canal para la atención de solicitudes relacionadas con datos personales:
Área responsable: Administración de CÁTEDRA S.A.S. / Responsable designado para la protección de datos personales.
Correo electrónico: contacto@catedra.edu.co
Teléfono: +57 321 703 0258
Dirección física: [Dirección de atención de solicitudes]
Los titulares, sus causahabientes o representantes debidamente acreditados podrán presentar solicitudes relacionadas con el ejercicio de sus derechos.
12.1. Presentación de solicitudes
La solicitud deberá contener, según corresponda:
- Nombre e identificación del titular.
- Información de contacto para recibir respuesta.
- Descripción clara de la solicitud.
- Documentos que acrediten la representación, cuando corresponda.
- Información necesaria para localizar los datos objeto de la solicitud.
CÁTEDRA S.A.S. podrá solicitar información razonablemente necesaria para verificar la identidad del solicitante y evitar la divulgación no autorizada de datos personales.
12.2. Consultas
Las consultas relacionadas con el conocimiento o acceso a los datos personales se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.
Cuando no sea posible responder dentro de ese plazo, se informará al solicitante la razón de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.
12.3. Reclamos
Las solicitudes de corrección, actualización, supresión o revocatoria de autorización y los reclamos relacionados con posibles incumplimientos se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a la recepción del reclamo completo.
Cuando no sea posible responder dentro de ese término, se informará al interesado la razón de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.
Cuando un reclamo esté incompleto, se requerirá su subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción, conforme al procedimiento legal.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá la anotación de reclamo en trámite cuando resulte aplicable, dentro del término legal.
13. Seguridad y confidencialidad de la información
CÁTEDRA S.A.S. adoptará medidas técnicas, administrativas y organizacionales proporcionales a los riesgos asociados con el tratamiento de los datos personales.
Estas medidas podrán comprender, según la naturaleza del sistema y de la información:
- Gestión de usuarios, roles y permisos.
- Control de acceso a plataformas y bases de datos.
- Mecanismos de autenticación y protección de credenciales.
- Copias de seguridad y procedimientos de recuperación.
- Actualización y mantenimiento de sistemas tecnológicos.
- Protección de comunicaciones y almacenamiento de información.
- Compromisos de confidencialidad para personal y contratistas.
- Gestión de incidentes de seguridad.
- Procedimientos de conservación y eliminación segura de información.
La empresa implementará mecanismos razonables para prevenir accesos indebidos, pérdida, alteración, consulta, uso o divulgación no autorizada de los datos personales.
Ante incidentes de seguridad se realizarán las acciones de contención, análisis, mitigación y comunicación o reporte que correspondan conforme a las obligaciones legales aplicables.
14. Transmisión y transferencia de datos personales
Para desarrollar sus actividades, CÁTEDRA S.A.S. podrá requerir servicios de terceros relacionados con infraestructura tecnológica, alojamiento web, almacenamiento de información, servicios de correo, soporte técnico y otras actividades necesarias para su operación.
Cuando esos proveedores traten datos personales por cuenta de CÁTEDRA S.A.S., se establecerán las condiciones contractuales y medidas de protección exigidas por la normativa aplicable.
Los datos personales no serán compartidos para finalidades distintas de las autorizadas o legalmente permitidas.
Las transmisiones o transferencias internacionales de datos personales, cuando se realicen, estarán sujetas a los requisitos establecidos por la legislación colombiana, incluyendo las condiciones aplicables al país de destino, las autorizaciones o excepciones legales pertinentes y los acuerdos de tratamiento que correspondan.
La intervención de proveedores internacionales no implica autorización para utilizar la información con finalidades propias ajenas a los servicios contratados.
15. Cookies y tecnologías de navegación
El sitio web de CÁTEDRA S.A.S. podrá utilizar cookies y tecnologías similares para facilitar su funcionamiento, administrar sesiones y mantener la seguridad de la navegación.
Cuando se implementen herramientas adicionales de medición de uso, analítica o personalización que involucren tratamiento de datos personales, se informará a los usuarios sobre sus finalidades y se obtendrán las autorizaciones legalmente necesarias.
La empresa deberá poner a disposición de los usuarios información sobre las categorías de cookies utilizadas, su finalidad, duración y, cuando corresponda, los terceros que intervienen en su funcionamiento.
Los visitantes podrán administrar determinadas preferencias de cookies a través de las funcionalidades disponibles en el sitio y de la configuración de su navegador.
16. Conservación de datos personales
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y tratamiento.
Cuando existan obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, laborales, académicas o de conservación documental, la información podrá mantenerse durante los plazos exigidos por las normas aplicables.
Una vez finalizadas las finalidades del tratamiento y vencidos los períodos de conservación exigibles, los datos personales serán eliminados, anonimizados o sometidos al procedimiento que jurídicamente corresponda.
La vigencia de cada base de datos estará determinada por la duración de su finalidad y por los términos de conservación aplicables a su contenido.
La revocatoria de una autorización o la terminación de una relación contractual no obliga a eliminar información que deba conservarse por mandato legal o por otras razones jurídicamente válidas.
17. Uso de formularios de contacto
Los datos suministrados mediante los formularios del sitio web de CÁTEDRA S.A.S. serán tratados para recibir, gestionar y responder las solicitudes presentadas por los usuarios.
Según el formulario utilizado, estos datos podrán incluir nombres, correo electrónico, número telefónico, organización y contenido del mensaje.
La información será utilizada para atender la solicitud, realizar las gestiones administrativas necesarias y mantener comunicaciones directamente relacionadas con el requerimiento.
El envío de comunicaciones promocionales requerirá la autorización correspondiente cuando resulte legalmente exigible.
Los datos suministrados no serán vendidos ni cedidos a terceros para finalidades comerciales no autorizadas.
18. Cumplimiento normativo
CÁTEDRA S.A.S. desarrollará sus actividades de tratamiento de datos personales observando las normas colombianas aplicables, especialmente:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Decreto 1074 de 2015 y sus disposiciones aplicables en materia de protección de datos personales.
- Normas y circulares vigentes expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio que resulten aplicables.
- Disposiciones adicionales que modifiquen, complementen o sustituyan el régimen de protección de datos personales.
19. Modificaciones y actualización de la política
CÁTEDRA S.A.S. podrá actualizar esta política cuando se produzcan cambios en sus procesos, servicios, operaciones, tecnologías utilizadas o disposiciones legales aplicables.
Las modificaciones sustanciales serán comunicadas oportunamente a los titulares, antes de su implementación, de acuerdo con los requisitos legales.
La versión vigente estará disponible para consulta a través del sitio web institucional y los demás canales que la empresa habilite.
20. Vigencia
La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entrará en vigor a partir del [día, mes y año de aprobación] y permanecerá vigente hasta que sea modificada o sustituida.
Los datos personales serán conservados de acuerdo con las finalidades informadas, los períodos de vigencia de las bases de datos y las obligaciones legales y contractuales aplicables.
CÁTEDRA S.A.S.
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